Microsoft Access

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

1.2  Tujuan

1.      Mengenal dan memahami Ms.Access.

2.      Mengetahui bagian-bagian Ms.Access.

3.      Mengetahui langkah-langkah kerja Ms.Access.

4.      Mengetahui manfaat Ms.Access.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengenalan MS. Access 

Microsoft Access adalah suatu program /aplikasi untuk Database management yang merupakan bagian dari Microsoft Office, dengan berbagai kemudahan seperti pengaturan data, pembuatan form, penyaring data, dll.

Microsoft access (atau Microsoft Officeccess) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi  Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint.

Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format MicrosoftAccess, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainerbasis data yang mendukung standar ODBC.

.

2.2 Bagian-bagian dari MS. Access

a. Navigasi Ms. Access 2007

b. Komponen Utama (Object)

v  Table

Table (tabel) adalah objek utama dalam sebuah database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data. Bentuk dasar tabel itu sendiri terdiri dari field atau sering kita sebut column (kolom) dan record atau juga biasa disebut row (baris).\

v  Query

Query merupakan inti dari suatu database, yang dapat melakukan berbagai fungsi yang berbeda. Fungsi query pada umumnya adalah untuk mengambil data tertentu pada tabel. Data yang anda inginkan biasanya tersebar pada beberapa tabel, dengan query Anda dapat menampilkannya dalam satu datasheet tanggal. Anda juga biasanya tidak ingin menampilkannya sekaligus, Anda dapat menambahkan kriteria untuk meng-filter data yang Anda ingin tampilkan. Query juga biasanya digunakan sebagai sumber data bagi form dan report.

Query dibedakan menjadi 2 jenis dasar, yaitu :

• Select Query hanya mengambil data dan menyiapkannya agar dapat digunakan untuk ditampilkan dilayar, dicetak atau pun di salin pada clipboard.
• Action Query seperti namanya, akan melakukan apapun pada data, seperti membuat tabel baru, menambahkan data pada tabel yang telah ada, meng-update data, atau pun menghapus data.

v  Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data. Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

v  Report

Berguna untuk membuat laporan. Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

v  Macro

Berguna untuk melakukan beberapa fungsi.

v  Switchboard 

Digunakan untuk mendisign Menu Utama..

2.3 Langkah Kerja Ms.Acces 2007

            1. Membuka Aplikasi

o   Tekan Start

o   Programs

o   Microsoft Office

o   Microsoft Office Access 2007

2. Membuat Database Baru [ File .mdb ]

o   Tekan Shortcut New Blank Database

o   Tekan Shortcut Open Folder [ berwarna kuning, sebelah kanan ]

o   Akan muncul window baru ( File New Database )

- Lakukan pembuatan folder baru kemudian beri nama “Latihan CIA”

- Tentukan jenis file untuk Microsoft Access 2003 atau Microsoft  Access 2000.

 -  Beri nama file “dbLatihan.mdb”

o   Akan menutup window File New Database dan kembali ke window New Blank Database.

Tekan Create untuk membuat database.

3. Membuat/menciptakan tabel Master

Tabel Master merupakan tabel yang perubahannya jarang dilakukan, dengan kata lain prosesinput, ubah dan hapus data jarang terjadi pada tabel master.

Dalam tabel master terdapat (Primary Key) digunakan sebagai kunci yang digunakan untuk berelasi dengan tabel lain ( tabel Transaksi ). Yang perlu dingat adalah nama tabel dan nama field tidak boleh mengandung spasi.

Contoh tabel master : Biodata Siswa, Data Karyawan dan Data Guru.

o    Pada posisi new table ( window pertama setelah pembuatan file .mdb ), tekan Shortcut Design View

o    Akan muncul window Save As ( komputer meminta memasukan nama tabel yang akan dibuat )

- Masukan nama tabel “tbSiswa”, kemudian tekan OK

o    Secara otomatis setiap kali pembuatan tabel menggunakan Microsoft Access 2007 akan muncul field dengan nama “ID” dan type datanya “AutoNumber” dan statusnya sebagai “Primary Key” ( ditandai dengan kunci berwarna kuning di sebelah kiri nama field ).

o    Hapus field tersebut dan masukan field dan type datanya.

o    Kemudian tekan tombol Table View untuk keluar dari menu Design View, jika ada konfirmasi untuk menyimpan data, tekan YES

4. Membuat/menciptakan tabel Transaksi

Tabel Transaksi merupakan tabel yang sering dipakai ( ada proses input, ubah dan hapus data ) secara rutin.

Contoh Tabel Transaksi adalah Data Nilai, Data SPP dan Data Absensi

o    Tekan menu Create > Table

o    Pada posisi new table ( window pertama setelah pembuatan file .mdb ), tekan Shortcut Design View.

o    karena ini pembuatan tabel transaksi, maka tidak ada Primary Key. Kemudian simpan dengan nama “tbNilai”.

o    Masukan field seperti gambar dibawah ini :

5. Pembuatan RelationShips

Relationship merupakan hubungan antara tabel yang satu dengan tabel lainnya, dalam hal ini tabel master dengan tabel transaksi. Kegunaan dari relasi ini dalah jika terjadi perubahan di tabel master maka hasil perubahan tersebut akan mempengarui tabel yang berelasi ( tabel transaksi ), misalnya jika suatu nis pada tabel master di hapus, maka semua data pada tabel transaksi akan ikut terhapus.

o   Tekan menu Database Tool > Relationships

o   Masukan/tambahkan semua tabel ketika muncul window Show Table, kemudian tekan close.

o   Kemudian hubungkan field dengan status primary key pada tabel master ke field yang bersesuaian pada tabel transaksi [ nim -> nim ]. Pada option relasi pilih semua check yang menunjukan perubahan pada tabel master akan berpengaruh terhadap tabel transaksi (check integritas data, ubah data dan hapus data ). Kemudian tekan Create.

o   Tekan Shortcut save dan close.

6. Pengisian Data

Untuk membuka tabel cukup dengan cara double click atau click kanan open pada nama tabel.

o    Data tabel Master

o   Data tabel Transaksi

Perlu diperhatikan bahwa, data NIS pada tbNilai harus ada di tbSiswa, jika

data yang dimasukan belum ada di tbSiswa, maka input data akan ditolak.

Hal ini terjadi karena adanya fungsi integritas data dari relationship.

7. Membuat Query

Query dapat menampilkan data dari satu tabel maupun gabungan dari beberapa tabel.

Penampilan data juga dapat diatur dengan kriteria / filter tertentu, misalnya menampilkan data nilai dengan range tertentu.

a.             Query Data Nilai Siswa, yang mencakup biodata siswa dan nilai siswa

o   Tekan / pilih menu Create > Query Design

o   Masukan semua tabel ( tabel yang akan dibuat querynya )

o   Masukan field yang ada pada kotak tabel ke tempat yang sudah disediakan ( bagian bawah )

o   Untuk memasukan field bisa dengan cara doubel click pada nama field atau dengan click dan drag dari kotak tabel ke kotak yang sudah disediakan

Keterangan :

 Field : berisi nama field / kolom

 Table : berisi nama tabel / query

 Sort : mengatur jenis pengurutan data pada field yang bersangkutan, secara desc atau asc

 Show : mengatur field tersebut ditampilkan atau tidak

 Criteria : mengatur filter, misal untuk menampilkan nilai yang lebih besar dari 70, maka masukan “> 90”

o   Kemudian tekan Shortcut Run dan hasilnya seperti gambar dibawah ini

o   Tekan Shortcut Save, berinama qNilaiSiswa.

b. Query Data Nilai yang dilengkapi dengan Jumlah dan Rata-rata Nilai

o    Tahap ini merupakan contoh query yang dilengkap dengan field yang diciptakan dengan rumus

o    Ulangi cara “7.a”, simpan query dengan nama “qRataNilai”

o     Masuk ke Design View, dengan cara click kanan pada “qRataNilai”, kemudian pilih Design View.

o     Hilangkan bagian Alamat, Gender, Tempat dan Tanggal Lahir ( blok ke 4 field tersebut, tekan keyboard delete ), sehingga menjadi seperti gambar dibawah ini :

o    Pada field yang kosong, click kanan > pilih Build

o    Isikan rumus => “Jml_Nilai:IPS+MTK”, tekan OK, beri tanda show, kemudian tekan shortcut RUN.

Hasilnya seperti gambar dibawah ini :

8. SQL (Structured Query Language)

Pada Microsoft Access juga kita dapat melakukan DML ( Data Manipulation Language, tampil tambah - ubah – hapus data ) dengan menggunakan script.

Sebagai contoh, pertama kali kita menampilkan data menggunakan query secara instant, kita dapat melihat perintah SQLnya dengan cara :

o      Click kanan pada Query ( misal qNilaiSiswa ), pilih Design View.

o      Tekan tanda segitiga pada Shortcut Table View, kemudian pilih SQL

o      Akan muncul script seperti gambar dibawah ini :

a. Perintah Tambah Data / Insert

Format : INSERT INTO [nama_table][(field1,field2,…,fieldn)]

VALUES(value1,value2,…,valuen);

*Catatan :

ü  Jika menggunakan nama field, maka antara jumlah field yang dicantumkan harus sama dengan jumlah valuenya. Kelebihannya adalah kita dapat input sebagai data, jadi hanya beberapa field.

ü  Jika tanpa menggunakan nama field( setelah nama_tabel langsung value ), maka jumlah value yang dimasukan harus sama dengan jumlah field pada tabel yang bersangkutan.

Contoh 1:

INSERT INTO tbsiswa(NIS,Nama) VALUES(‘03’,’CyberCatZone’);

Contoh 2:

INSERT INTO tbsiswa VALUES(‘04’,’CCZ’,’Dayeuhluhur

Cilacap’,’Cilacap’,#07/04/1985#);

b. Perintah Hapus Data/ Delete

Format : DELETE FROM [nama_tabel] WHERE [kondisi];

Contoh :

DELETE FROM tbsiswa WHERE NIM=’02’;

  Artinya menghapus data siswa yang mempunyai NIM=02. Jika akan menghapus semua data, dengan menghilangkan WHERE [kondisi];

c. Perintah Ubah Data/ Update

Format : UPDATE [nama] SET [field1]=[value1],[field2]=[value2] WHERE [kondisi]

   Contoh :

UPDATE tbsiswa set Alamat=’Peundeuy RT05/09’,Tempat_Lahir=’CLP’ WHERE NIM=’03’;

Artinya akan mengubah data dengan NIM=03, dan perubahan dilakukan pada field alamat dan tempat lahir. Jika akan mengubah semua data dengan data yang sama, hilangkan bagian WHERE [kondisi]

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan